MCD Inc.

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Coordonnateur de la conformite

La division internationale Medical Care Development, MCDI, a été fondée en 1977 avec la conviction que l'approche réussie de la MCD pour le développement des systèmes de santé dans les zones rurales des États-Unis pourrait être adaptée pour répondre aux besoins des pays en développement. MCDI, une organisation à but non lucratif, utilise des approches pratiques, fondées sur des données probantes et à fort impact pour renforcer les systèmes de santé dans les pays en développement. Depuis près de 40 ans, MCDI a œuvré à l'amélioration de la santé des populations vulnérables à l'étranger grâce à des interventions intégrées, durables et menées localement. MCDI a mis en œuvre des programmes de santé publique dans plus de 40 pays visant à cibler les populations les plus vulnérables du monde. MCDI collabore avec les donateurs, les gouvernements nationaux, le secteur privé, les organismes de santé, les communautés et les acteurs locaux pour améliorer la santé et sauver des vies dans les domaines de: lutte contre le paludisme; santé maternelle, néonatale et infantile; eau, assainissement et l'hygiène; tuberculose; VIH/Sida; et d'autres maladies transmissibles.

Le Coordonnateur de la conformité fera partie intégrante de l'équipe Impact Malaria, un projet financé par l'USAID dans le cadre de l'Initiative présidentielle contre le paludisme. Le Coordonnateur travaillera en étroite collaboration avec d'autres centres opérationnels pour effectuer une gestion efficace des contrats et des subventions. Ce rôle est responsable de la mise en œuvre du projet et du respect des engagements contractuels au quotidien, notamment : la mise en place de systèmes de contrôle de la conformité, la remise de rapports de conformité, le renforcement des capacités de l'organisation partenaire et des sous-traitants, le pilotage financier et le contrôle des risques, ainsi que la conformité globale du projet vis-à-vis de PSI et de la prise en charge des sollicitions des donateurs.

Ce poste est basé à Kinshasa, en RDC.

Objectifs

A. Planification et coordination de la procédure d'examen de la conformité

* Effectuer un suivi régulier et préparer des rapports de gestion sur la base d'indicateurs clés, incluant la prise en compte des risques pour prendre des décisions de gestion appropriées.

* Évaluer systématiquement les processus d'achat et suggérer des idées d’amélioration et de modifications pour se conformer aux lois du pays, aux réglementations des donateurs et aux politiques internes.

* Effectuer des contrôles de conformité ponctuels tout en tenant compte des demandes de la Direction générale, y compris, mais sans s'y limiter, le contrôle des achats, des dossiers financiers, la conduite d'enquêtes, la conduite de procédures opérationnelles, la conduite de tests et tout autre type de mission.

* Soumettre des rapports pertinents et appropriés au directeur de la conformité et à la DG, sur demande

* Sous la supervision du représentant national et/ou du chef-de-partie, rester en contact avec les donateurs ou les responsables de projet pour les aider à remédier à des problèmes spécifiques ou à répondre aux demandes d'information des donateurs.

* Conserver un système d'archivage en bonne et due forme, en fournissant des données factuelles et des pièces justificatives fiables pour l'ensemble des examens de conformité et des initiatives menées par le siège de la Côte d'Ivoire. Garantir en permanence un haut niveau de confidentialité et de sécurisation des données.

B. Gestion des partenaires (sous-traitants)

* Mener une enquête préliminaire sur tous les sous-traitants

* Garantir l'exactitude des rapports comptables et des rapports financiers des partenaires. Vérifier la répartition des dépenses dans le budget, le caractère raisonnable des dépenses et leur recevabilité conformément aux dispositions des donateurs.

* Suivi en temps réel des demandes de financement ponctuelles des partenaires et présentation aux services financiers et à la Direction des projets ;

* Diriger, gérer et former les partenaires sur la mise en œuvre et la supervision des cycles contractuels, la préparation du budget, les rapports financiers et la vérification de la conformité des donateurs

* Accompagnement des sous-traitants pour s'assurer que les décaissements et la comptabilité sont conformes aux exigences contractuelles

* Établir et consigner les visites courantes sur site des bénéficiaires de subventions pour s'assurer que les conditions préalables à leur octroi sont respectées et mises en œuvre par les bénéficiaires dans le délai prévu par l'accord de subvention

C. Faciliter les procédures de comptabilité et de gestion financière des activités sur site, en étroite collaboration avec le service comptable des antennes locales

* Passer en revue les budgets en veillant à ce que les normes de qualité soient respectées et à ce que le recouvrement des coûts soit optimal, conformément aux exigences de l'organisation et des donateurs.

* Analyse des données budgétaires et établissement des projections

* Apporter une assistance technique permettant d’assurer un suivi efficace des revenus, notamment pour les flux de trésorerie, le préfinancement, les demandes de paiement ponctuelles et exactes, ainsi que le suivi des montants exigés par les donateurs.

* Maintien et gestion de l'intégralité de la documentation financière afin de garantir que tous les justificatifs précis des dépenses sont convenablement tenus à jour, et transmis à la DG mensuellement conformément aux instructions et que les originaux sont mis à disposition si nécessaire

D. Gérer l'approvisionnement en biens et services, et autres produits conformément aux dispositions réglementaires de l'USAID.

* Vérifier que les ressources du projet sont correctement répertoriées, inventoriées, maintenues et détruites si nécessaire.

* Accompagner les équipes de projet dans la planification et la conduite des formations et le développement des compétences sur le respect des règles et dispositions de l'USAID, les rapports financiers et les directives de passation de marchés destinés à l'équipe

* Révision périodique des contrôles internes et des politiques des PIL et recommandations sur le renforcement et la vérification des transactions par le biais de rapports de surveillance et d'analyses des transactions.

E. Audit et contrôle

* Agir à titre d`auditeur interne.

F. Toute autre tâche relative à un poste confié par le superviseur.

Éducation, formation, compétences et expérience souhaitées

Le candidat sélectionné aura :

* Un diplôme d'études supérieures et/ou une qualification professionnelle dans les domaines de la comptabilité, de la finance, des études commerciales, de l'audit, de l'économie ou dans un domaine apparenté ;

* Au moins cinq ans d'expérience dans le secteur des ONG à des postes de responsabilité élevés dans le domaine des finances, de la conformité ou de l'audit dans une dimension trans-organisationnelle ;

* Une connaissance approfondie et une expérience de travail probante avec les contrats des bailleurs de fonds internationaux. Une expérience concrète des contrats de l'USAID, si possible ;

* Une expérience des processus complexes de planification et de budgétisation, notamment la faculté de formuler des orientations claires sur les politiques et procédures des donateurs ;

* Faire preuve de rigueur, de capacité à respecter les procédures, à observer les délais et à travailler de manière indépendante et en collaboration avec les membres de l'équipe.

* Une connaissance exhaustive des rapports financiers, de leur analyse et de leur examen ;

* Excellentes aptitudes à la communication, aux échanges interpersonnels, de présentation et à la négociation ;

* Solides compétences en planification, en gestion du temps et dans le domaine de l'administration ;

* Capacité à travailler sous pression, en équipe et parfois pendant de longues heures ;

* Excellentes compétences en informatique et maîtrise de Microsoft Word, Excel, PPT et des logiciels de comptabilité (QBE) ;

* Expérience professionnelle dans un milieu culturellement diversifié ;

* Maîtrise du français et de l'anglais obligatoires.


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